Jízda na fakturu

Fakturace a její proces:

V následujícím článku Vám stručně vysvětlíme, jak vystavit fakturu jako OSVČ a základní postup fakturace, jak by měl podnikatel vystavovat faktury a na jaké náležitosti nesmí při fakturaci zapomenout, abychom mohli dokument považovat za účetní doklad a nemuseli se tedy obávat daňové kontroly.

Zkusíme si zahrát na fiktivního začínajícího podnikatele, webdesignera, který se orientuje na prodej služeb. Nastane situace, kdy ho osloví firma, která chce kompletně graficky předělat svoji webovou prezentaci a žádá cenovou nabídku. Jak vystavit fakturu jako OSVČ v tomhle případě?

1. Cenová nabídka

Nepředstavuje účetní doklad a neeviduje se do účetnictví. Je to dokument, ve kterém oficiálně uvádíte své cenové podmínky za výkon služby, resp. prodej výrobku a čekáte na vyjádření klienta.

Cena byla pro klienta vyhovující a cenovou nabídku od designéra firma odsouhlasila. Domluvili se na způsobu spolupráce a vyplácení. Kromě fakturace může spolupráce probíhat prostřednictvím Smlouvy o dílo nebo dohodou. Nejvhodnější je však v tomto případě faktura. Náš podnikatel pokračuje dalším krokem a to vystavením objednávky.

2. Objednávka

Ani objednávka nepředstavuje účetní doklad a neeviduje se do účetnictví. Představuje písemný závazek dodavatele, že svůj výrobek nebo službu dodá na základě podmínek, na kterých se obě strany dohodly. Schválená objednávka je velikou výhodou i v případě, že klient nakonec za dodanou službu / výrobek nezaplatí. Objednávka může být jedním z dokumentů, na základě kterého můžete vymáhat dluh.

Firma s objednávkou souhlasí a tak se webdesignér rozhodne, že si před začátkem práce řekne o zálohu jako potvrzení zájmu o jeho službu. Vystaví tedy zálohovou fakturu.

3. Zálohová faktura

Zálohové faktuře říkáme i faktura. Nepředstavuje skutečnou fakturu, i když název říká něco jiného. Jde pouze o jakýsi podklad pro platbu, resp. o výzvu ve formě dokumentu, prostřednictvím kterého dodavatel žádá od odběratele zálohu (platbu předem).

Zálohové faktury je především dobré vystavovat těm klientům, se kterými ještě nemáte žádné zkušenosti, hlavně proto, abyste se ujistili, že klient opravdu alespoň část práce zaplatí.

Po přijetí zálohy na bankovní účet vystaví webdesignér skutečnou fakturu.

4. Faktura

Faktura plní funkci účetního dokladu a eviduje se do účetnictví.

Postup fakturace na konkrétním příkladu neplátce DPH:

Martin, který se věnuje vzdělávání se nemusí hned zabývat tím, jak vystavit fakturu jako OSVČ. Prozatím vystaví své klientce zálohovou fakturu za objednané služby. Na té jsou uvedeny všechny informace o dodavateli a odběrateli, jako např. platební informace, název služby, datum vystavení zálohové faktury a datum její splatnosti. Datum dodání služby se ještě neuvádí.

Po přijetí platby s ní zálohovou fakturu spáruje a vystaví ostrou fakturu, kterou pošle klientce. Pokud by si svou účast na semináři klientka rozmyslela a nezaplatila by zálohovou fakturu, nestalo by se vůbec nic. Zálohová faktura by byla dále označená jako neuhrazená, Martinovi by tím nevznikla povinnost platit daně, protože jako OSVČ nevystavil ostrou fakturu.

O faktuře:

Jako živnostník nebo s.r.o. podnikáte, takže předpokládáme, že prodáváte zboží nebo poskytujete služby. Pamatujte si však, že vše je potřeba mít zdokumentované, neboť nemáte-li doklad, nemáte dokument, díky kterému byste požadovali zaplacení svých služeb.

Jako příklad uvádíme koupi nových bot – pokud nemáte účet k botám, které jste si za koupili a potřebujete je reklamovat, je to naprosto zbytečné, protože reklamace musí být něčím podložená.

Doklady je třeba uchovávat, nejen došlé - dodavatelské faktury (od vašich dodavatelů), ale i vydané - odběratelské faktury, tedy faktury, které vystavíte vy sami vašim zákazníkům (odběratelům).

Všeobecně rozlišujeme tři typy podnikatelů na základě platné legislativy:

1. Neplátce DPH
2. Plátce DPH
3. Identifikovaná osoba

Každý z nich se musí řídit všeobecně platnými pravidly fakturace, které musí každý daňový doklad obsahovat.